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Meeting ASI che passione: un salto in Trentino!

22 Marzo 2019

DIETRO LE QUINTE DI UN MEETING

Buongiorno a tutti soci e socie A.s.i., oggi è il nostro turno, referenti del Trentino Alto Adige, di raccontarvi qualcosa riguardo la nostra splendida Associazione!

Ci siamo accorte che molti soci e socie non conoscono i compiti di noi referenti e quindi ci faceva piacere condividere con voi cosa può stare dietro all’organizzazione di un meeting.

Il Trentino Alto Adige è una realtà con tre referenti che sono Antonia, Sara e Veronica che si occupano di gran parte dell’organizzazione del meeting, poi abbiamo delle validissime aiutanti per l’organizzazione e lo svolgimento degli swap.

Prima dell’inizio di ogni anno le referenti di ogni regione devono pensare a delle date per i meeting tenendo conto di molti fattori: fiere, festività particolari e meeting limitrofi poiché si cerca di dare a tutti la possibilità di partecipare non solo ai meeting della propria regione ma anche a quelli delle regioni vicine.

Si cerca poi la location e si contatta (noi siamo fortunate poiché abbiamo un accordo con un Hotel che ci permette di dargli in anticipo tutte le date per prenotare la sala e stare così tranquille da quel punto di vista).

Dopo la programmazione delle date si iniziano a pensare le possibili insegnanti tenendo conto anche qui di molti fattori: si cerca di accontentare un po’ tutti proponendo insegnanti con stili diversi e che insegnino tecniche diverse ma si cerca anche di trovare un’affinità con i prodotti dello shop o degli shop che parteciperanno al meeting.

Non sempre le persone contattate rispondono di sì e non sempre sono disponibili nelle date proposte. Si cerca quindi di organizzarsi al meglio possibile.

Si chiede all’insegnante di poter avere il materiale in tempo per pubblicare il volantino quanto prima possibile e permettere così alle socie di iscriversi e di dare tempo anche allo shop di organizzarsi con i kit. (Per avere il materiale in tempo intendiamo dire che ci serve sapere in maniera molto dettagliata la lista dei materiali da utilizzare e l’anteprima del progetto e ci serve possibilmente più di un mese prima).

Noi in Trentino abbiamo delle splendide persone che ci aiutano con lo swap quindi lasciamo scegliere a loro la maggior parte delle volte cosa proporre e come organizzarsi e loro sono sempre molto entusiaste di farlo!

Poi c’è la parte preparazione del volantino dove si inseriscono tutte le informazioni necessarie in maniera molto precisa onde evitare che le socie facciano fatica a capire materiali del kit o modalità dello swap. Il volantino viene sempre corretto con molta pazienza e dedizione dalla nostra Laura del CD A.s.i. Dopo di ché si passa alla pubblicazione dello stesso.

Si cerca intanto di fare mente locale sul materiale che serve per il meeting: tovaglie, materiali particolari da utilizzare per il progetto, fotocopie della dispensa… ovviamente per tutto ciò ad ogni meeting abbiamo un budget da non superare. Questo spiega ad esempio come mai a volte non riusciamo a stampare a colori le dispense, sarebbe una spesa troppo onerosa e quindi preferiamo stampare in bianco e nero ed inviarla poi la mattina del meeting su whatsapp alle partecipanti.

Ci occupiamo anche di mettere e togliere dalla lista partecipanti chi si iscrive più volte per sbaglio, chi si iscrive e poi non riesce a venire, chi non riesce ad iscriversi ecc. ed inoltre rispondiamo, per quanto possibile, alle domande che ci vengono poste riguardo al meeting dalla pubblicazione del volantino fino al giorno del meeting stesso.

Il giorno del meeting arriviamo prima delle socie per preparare la sala, per mettere tutte le tovaglie, disporre i tavoli, preparare la sala. Per fortuna spesso veniamo aiutate da qualche socia volenterosa! Ci assicuriamo poi che lo shop abbia lo spazio necessario, che l’insegnante abbia tutti i tavoli che le servono a disposizione ed in caso di necessità la aiutiamo a passare tra i tavoli per aiutare le partecipanti. Ci assicuriamo inoltre che l’Hotel non abbia avuto problemi coi pagamenti del pasto, e che lo shop sia soddisfatto dell’esperienza passata con noi.

A fine Meeting riordiniamo la sala, spesso con l’aiuto di qualche socia e poi torniamo a casa. Pochi giorni dopo iniziamo già tutto il lavoro da capo per il meeting successivo. Alla fine di ogni meeting dobbiamo anche aggiornare il file riguardante la contabilità e trasmettere al CD Asi il numero di presenze, gli incassi ed i pagamenti.

Facciamo tutto questo con amore e dedizione, e così ogni altra referente in ogni regione , facendoci guidare dalla passione per il nostro hobby. Ci scusiamo se a volte siamo un po’ concise nelle risposte su whatsapp, a volte può capitare di avere la luna oppure di dimenticarci qualcosa, purtroppo ma anche per fortuna siamo umane. Abbiamo una grande passione per lo Scrapbooking che ci accomuna tutte quante e cerchiamo di svolgere questo compito al nostro meglio sempre e comunque! Accettiamo tutte le critiche, le lamentele e le proposte e cerchiamo di migliorarci ogni giorno assieme in questa realtà piena di carte e colori.

Speriamo in questo post di aver risposto a molte delle vostre curiosità riguardo all’organizzazione di un meeting ed al nostro ruolo di referenti all’interno dell’Associazione.

Buona giornata e felice scrap a tutte!

Un abbraccio da Sara, Antonia e Veronica.

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