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Meeting ASI che passione: un salto in Trentino!

DIETRO LE QUINTE DI UN MEETING

Buongiorno a tutti soci e socie A.s.i., oggi è il nostro turno, referenti del Trentino Alto Adige, di raccontarvi qualcosa riguardo la nostra splendida Associazione!

Ci siamo accorte che molti soci e socie non conoscono i compiti di noi referenti e quindi ci faceva piacere condividere con voi cosa può stare dietro all’organizzazione di un meeting.

Il Trentino Alto Adige è una realtà con tre referenti che sono Antonia, Sara e Veronica che si occupano di gran parte dell’organizzazione del meeting, poi abbiamo delle validissime aiutanti per l’organizzazione e lo svolgimento degli swap.

Prima dell’inizio di ogni anno le referenti di ogni regione devono pensare a delle date per i meeting tenendo conto di molti fattori: fiere, festività particolari e meeting limitrofi poiché si cerca di dare a tutti la possibilità di partecipare non solo ai meeting della propria regione ma anche a quelli delle regioni vicine.

Si cerca poi la location e si contatta (noi siamo fortunate poiché abbiamo un accordo con un Hotel che ci permette di dargli in anticipo tutte le date per prenotare la sala e stare così tranquille da quel punto di vista).

Dopo la programmazione delle date si iniziano a pensare le possibili insegnanti tenendo conto anche qui di molti fattori: si cerca di accontentare un po’ tutti proponendo insegnanti con stili diversi e che insegnino tecniche diverse ma si cerca anche di trovare un’affinità con i prodotti dello shop o degli shop che parteciperanno al meeting.

Non sempre le persone contattate rispondono di sì e non sempre sono disponibili nelle date proposte. Si cerca quindi di organizzarsi al meglio possibile.

Si chiede all’insegnante di poter avere il materiale in tempo per pubblicare il volantino quanto prima possibile e permettere così alle socie di iscriversi e di dare tempo anche allo shop di organizzarsi con i kit. (Per avere il materiale in tempo intendiamo dire che ci serve sapere in maniera molto dettagliata la lista dei materiali da utilizzare e l’anteprima del progetto e ci serve possibilmente più di un mese prima).

Noi in Trentino abbiamo delle splendide persone che ci aiutano con lo swap quindi lasciamo scegliere a loro la maggior parte delle volte cosa proporre e come organizzarsi e loro sono sempre molto entusiaste di farlo!

Poi c’è la parte preparazione del volantino dove si inseriscono tutte le informazioni necessarie in maniera molto precisa onde evitare che le socie facciano fatica a capire materiali del kit o modalità dello swap. Il volantino viene sempre corretto con molta pazienza e dedizione dalla nostra Laura del CD A.s.i. Dopo di ché si passa alla pubblicazione dello stesso.

Si cerca intanto di fare mente locale sul materiale che serve per il meeting: tovaglie, materiali particolari da utilizzare per il progetto, fotocopie della dispensa… ovviamente per tutto ciò ad ogni meeting abbiamo un budget da non superare. Questo spiega ad esempio come mai a volte non riusciamo a stampare a colori le dispense, sarebbe una spesa troppo onerosa e quindi preferiamo stampare in bianco e nero ed inviarla poi la mattina del meeting su whatsapp alle partecipanti.

Ci occupiamo anche di mettere e togliere dalla lista partecipanti chi si iscrive più volte per sbaglio, chi si iscrive e poi non riesce a venire, chi non riesce ad iscriversi ecc. ed inoltre rispondiamo, per quanto possibile, alle domande che ci vengono poste riguardo al meeting dalla pubblicazione del volantino fino al giorno del meeting stesso.

Il giorno del meeting arriviamo prima delle socie per preparare la sala, per mettere tutte le tovaglie, disporre i tavoli, preparare la sala. Per fortuna spesso veniamo aiutate da qualche socia volenterosa! Ci assicuriamo poi che lo shop abbia lo spazio necessario, che l’insegnante abbia tutti i tavoli che le servono a disposizione ed in caso di necessità la aiutiamo a passare tra i tavoli per aiutare le partecipanti. Ci assicuriamo inoltre che l’Hotel non abbia avuto problemi coi pagamenti del pasto, e che lo shop sia soddisfatto dell’esperienza passata con noi.

A fine Meeting riordiniamo la sala, spesso con l’aiuto di qualche socia e poi torniamo a casa. Pochi giorni dopo iniziamo già tutto il lavoro da capo per il meeting successivo. Alla fine di ogni meeting dobbiamo anche aggiornare il file riguardante la contabilità e trasmettere al CD Asi il numero di presenze, gli incassi ed i pagamenti.

Facciamo tutto questo con amore e dedizione, e così ogni altra referente in ogni regione , facendoci guidare dalla passione per il nostro hobby. Ci scusiamo se a volte siamo un po’ concise nelle risposte su whatsapp, a volte può capitare di avere la luna oppure di dimenticarci qualcosa, purtroppo ma anche per fortuna siamo umane. Abbiamo una grande passione per lo Scrapbooking che ci accomuna tutte quante e cerchiamo di svolgere questo compito al nostro meglio sempre e comunque! Accettiamo tutte le critiche, le lamentele e le proposte e cerchiamo di migliorarci ogni giorno assieme in questa realtà piena di carte e colori.

Speriamo in questo post di aver risposto a molte delle vostre curiosità riguardo all’organizzazione di un meeting ed al nostro ruolo di referenti all’interno dell’Associazione.

Buona giornata e felice scrap a tutte!

Un abbraccio da Sara, Antonia e Veronica.

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Meeting ASI che passione: un salto in Lombardia!

Ciao a tutte!

Come annunciato da Evita ad inizio anno, con questo post prende il via la rubrica “Meeting ASI che passione”, una finestra aperta, da nord a sud, sulla nostra bellissima realtà associativa! Si, perché il cuore pulsante di tutte le nostre attività si svolge proprio a livello regionale, dove ai meeting ogni socia trova un posto felice dove rigenerarsi, dove stringere mani, incrociare sguardi, imparare.

Ogni mese una regione ci terrà compagnia con un resoconto dettagliato del suo ultimo meeting e allora….bando alle ciance, apriamo le danze!

Patrizia

Meeting ASI che Passione: Un salto in Lombardia!

Quando si parla di meeting si immagina sempre l’obsoleto concetto di riunione, noiosa, interminabile, inconcludente…! Alle nostre associate in Lombardia, quando invece si nomina il meeting si attiva, anzi meglio si scatena, l’ormone della felicità! Il meeting rappresenta infatti un momento di incontro, scambio, crescita, sviluppo di abilità creative e idee originali legate al mondo dello scrapbooking.

I meeting radunano folle di creative che insieme condividono un progetto presentato e illustrato da un’altra creativa, scelta in quel particolare momento per una sua speciale abilità tecnica da proporre.

Durante i meeting creiamo, con un kit appositamente allestito, un progetto pensato, ideato, prodotto e realizzato dall’ insegnante scelta in quell’occasione per presentare una nuova tecnica, nuove collezioni e trend del momento. Nel nostro ultimo meeting  di domenica 20 gennaio , Daniele Caré é stata la nostra teacher e ci ha condotto nella realizzazione di un bellissimo mini album! Se volete potete seguire la sua pagina FB qui!

Il meeting ha, dietro la sua programmazione, due fasi: quella di preparazione e quella di esposizione. Durante la fase di preparazione le creative, che rispondono al ruolo di referenti, si occupano di scegliere l’insegnante, valutare la proposta, scegliere la data del meeting, coinvolgere i negozi convenzionati per la realizzazione dei kit  contenente i materiali necessari per la realizzazione del progetto, illustrare e redigere il volantino, aprire le iscrizioni sul portale dedicato di ASI ( e in Lombardia chiudere subito il computer per non farlo esplodere…in solo 7 minuti netti riempiamo ogni volta la sala!!!) diffondere le informazioni del meeting sui canali social, prenotare una location adeguata e …rispondere a tutte le esigenze delle creative sfiancate dallo stress dell’attesa!!!!

Il giorno del meeting poi, vengono allestiti dei tavoli dove le socie possono realizzare il progetto proposto, altri tavoli che diventano dei piccoli depositi di meraviglie create da ogni socia per le altre creative come regalino da portare a casa, ed un tavolo dove l’insegnante si posiziona per spiegare, “passo passo”, con o senza supporti tecnologici, il progetto proposto.

L’insegnante durante tutto il meeting è a completa disposizione delle discenti per guidarle nella realizzazione del progetto proposto. Il mini-album di Daniela Carè  domenica scorsa ha passato più tempo tra le mani delle creative che sull’ espositore….dove è tornato da solo, stremato, alla fine della giornata…!

Le creative hanno  poi l’opportunità di rilassarsi nella struttura che le accoglie condividendo un pranzo insieme: è  un momento di intensa complicità, un momento che suggella nuove amicizie, collaborazioni, nuovi orizzonti creativi con persone con le quali, durante l’anno, si condivide la propria passione sono virtualmente, nei social.

Vi è poi l’apoteosi del “momento selfie”: con le fotografie che si scattano durante il pranzo si potrebbe creare un project life annuale!

Durante i meeting vengono proposte tecniche che abbracciano tutte le aree dello scrapbooking , tutte sue applicazioni: mini-album, home decor, lay out, colorazione, mix-media, tecniche di utilizzo plotter, biglietti di auguri, calendari e decorazioni di ogni natura.

Nei meeting Lombardi le referenti cercano di proporre sempre proposte innovative per stimolare la fantasia delle creative.

 

Un’ altra attività che si svolge durante il meeting riguarda le sfide che viengono proposte alle socie prima dell’ uscita della data del meeting. Tali attività  permettono al ogni una di mostrare e far conoscere le proprie abilità, presentando dei lavori realizzati seguendo uno schema proposto di volta in volta dal team delle referenti.

Durante la giornata poi i migliori lavori, secondo l’insindacabile giuria composta dalle creative stesse, vengono premiati con prodotti per lo scrapbooking offerti dal team regionale. Nell’ultimo meeting lombardo sono stati presentati dei prodotti creativi degni delle migliori industrie di regali e calendari!!!

 

 

La risposta che viene data delle associate lombarde ad ogni chiamata creativa è la fonte di energia per chi gestisce queste giornate: vedere brillare gli occhi delle socie riempie di orgoglio chi lavora nell’ organizzazione dei meeting.

 

Tra le creative ne abbiamo moltissime in “erba”, sempre presenti e puntuali, e stiamo pensando a come coinvolgerle in modo più attivo nell’associazione.

È in uso, sempre durante il meeting, liberarsi attraverso la vendita dell’usato, di oggetti che non si utilizzano più ma che possono essere fondamentali per un’altra socia che può in questo modo avere l’occasione di fare acquisti a prezzi vantaggiosi.

Nella location sono sempre presenti alcuni shop, convenzionati ASI, scelti per quel determinato meeting, dove si possono acquistare materiali specifici e nuovi prodotti di tendenza per il proprio hobby e la propria passione.

Questa è Asi Lombardia: vi aspettiamo numerose al nostro prossimo meeting per divertirci insieme!

Happy Scrapping!

Elena Quattrone “ The Voice” per le referenti Lombardia

 

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